Il Gestionale per Tour Operator per le prenotazioni dei tuoi clienti

I Tour Operator sono chiamati a occuparsi della gestione delle prenotazioni dei propri clienti, che si tratti di alberghi, residence, B&B o strutture ricettive di altro tipo, di conseguenza la loro attività richiede grande precisione ed efficienza.

Le principali criticità professionali dei Tour Operator

Nelle loro quotidiane attività professionali i Tour Operator possono essere interessati da diverse criticità, o meglio devono prestare massima attenzione per fare in modo che esse non si verifichino.

Anzitutto, bisogna essere in grado di fornire al cliente un preventivo specifico per quel che riguarda il periodo di interesse: sarebbe davvero pessimo specificare una tariffa a chi intende prenotare ed essere successivamente costretti a correggersi.

Non sarebbe meno grave, ovviamente, il fatto che un Tour Operator ometta alcuni adempimenti amministrativi nel momento in cui il cliente accetta definitivamente la prenotazione: la generazione della fattura, la comunicazione dei nominativi dei viaggiatori alle Autorità, la compilazione dei voucher di viaggio, sono tutti aspetti cruciali che non possono essere omessi.

Tutti passaggi che possono essere compiuti in maniera efficace, attraverso gestionali, come www.myvirgil.it che permettono di avere sotto controllo tutta la parte relativa alla documentazione.

L’Overbooking, uno dei rischi peggiori

Una delle opzioni più spiacevoli che possono riguardare un Tour Operator è rappresentata dall’Overbooking, ovvero l’accettare una prenotazione quando la struttura ricettiva cliente, in realtà, è già al completo per le date in questione.

Approvare una prenotazione e dover poi comunicare al cliente che c’è stato un errore e che è necessario provvedere in altro modo è davvero una pessima figura, indice di scarsa professionalità, e non è affatto improbabile che il consumatore scelga di adire alle vie legali nel caso in cui l’episodio gli abbia causato delle problematiche.

Anche le strutture ricettive dei clienti, ovviamente, non potranno certamente essere contente dell’accaduto, anche per una questione di immagine.

L’importanza di utilizzare un software specifico

Risulta evidente, dunque, come il lavoro dei Tour Operator sia complesso: sono molteplici gli aspetti che queste attività devono considerare per svolgere il loro lavoro in modo impeccabile, e nel caso in cui possano vantare un buon numero di strutture ricettive clienti, ovviamente, il rischio che si possa fare confusione diviene più elevato.

Per il Tour Operator, dunque, l’ideale è riuscire a gestire tutti i dati delle strutture ricettive clienti tramite un’unica interfaccia, un gestionale che renda più agevoli tutte le operazioni amministrative e che soprattutto scongiuri l’eventualità che si commettano degli errori.

Da questo punto di vista le opportunità non mancano affatto: in commercio sono infatti disponibili dei software specifici per Tour Operator, i quali consentono di eseguire tutte le operazioni connesse alla gestione di una prenotazione in modo molto semplificato, dalla formulazione di un preventivo fino alle varie operazioni di Booking e di gestione della documentazione.